ITAC COLOMBIA SAS THE IT EXPERTS S.A.S en adelante “ITAC COLOMBIA SAS”, con domicilio principal en la Calle 162#18A-72, en la ciudad de Bogotá D.C – Colombia. La sociedad empresa dedicada principalmente a la prestación de servicios de telecomunicaciones y tecnologías de la información tiene un compromiso fundamental con la privacidad y la protección de cualquier tipo de información que se relacione con los datos personales. Por lo cual hemos adoptado medidas de protección y tratamiento de Datos Personales en todos los procesos en los cuales se recolectan, almacenan, utilizan, entregan, transmiten, transfieren o se realiza cualquier operación sobre la información. Así, ITAC COLOMBIA SAS busca construir relaciones duraderas basadas en la confianza, acompañar proyectos de vida y seguir alcanzando resultados, fundamentados siempre en las personas.
ITAC COLOMBIA SAS como responsable desde su actuar, guiado por sus valores corporativos, ha creado la presente Política para la Protección y Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con las disposiciones adoptadas por la Ley 1581 de 2012, así como sus decretos reglamentarios.
En este sentido, la Ley 1581 de 2012, estableció el régimen general de Protección de Datos Personales en Colombia, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable.
A continuación, se listan las principales normas vigentes en Colombia en materia de protección de datos personales, con cuyo cumplimiento ITAC COLOMBIA SAS está plenamente comprometido y que han sido tomadas en cuenta para efectos del desarrollo de la presente Política y el sistema integral de tratamiento de datos personales de la sociedad ITAC COLOMBIA SAS.
1.1 Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
1.2 Ley 1273 de 2009.
1.3 Ley Estatutaria 1581 de 2012.
1.4 Decreto 1377 de 2013.
1.5 Decreto 886 de 2014.
1.6 Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
ITAC COLOMBIA SAS como responsable del tratamiento de los datos, ha definido políticas, procesos y procedimientos que velan por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información, dando cumplimiento al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y conjuntamente a la normativa vigente referente a la protección de datos personales y en especial a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen. Por ello esta politica aplica para todas las bases de datos personales de trabajadores, proveedores, clientes, accionistas y es obligatoria para todos los proveedores, trabajadores y cualquier tercero que actue como encargado del tratamiento de los datos personales.
Esta Política no será aplicable cuando ITAC COLOMBIA SAS actué como encargado, pues el encargo supone la delimitación de las finalidades por parte del tercero que contrata y trasmite sus bases de datos a ITAC COLOMBIA SAS dando instrucciones precisas frente al tratamiento que debe dársele a los Datos Personales. En este sentido cuando ITAC COLOMBIA SAS sea Encargado del Tratamiento se someterá a la política de Tratamiento de la información del Responsable de los datos.
Finalmente, esta Política les aplicará a los terceros con quienes ITAC COLOMBIA SAS haya suscrito un contrato de transmisión o transferencia de Datos Personales o entregue información para el desarrollo de actividades particulares, siempre que ITAC COLOMBIA SAS actúe en calidad de Responsable.
La presente Política esta dirigida a todos los empleados, terceros, clientes, contratistas, proveedores, usuarios de redes sociales, que realicen Tratamiento de Datos Personales en el desarrollo de su relación comercial, contractual o laboral con ITAC COLOMBIA SAS, o a quienes se haya encargado una labor general o específica, a partir de la cual se derive un Tratamiento particular de Datos Personales.
4.1 Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del titular de la información para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
4.2 Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
4.3 Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4.4 Dato Público: Dato que la ley o la Constitución determina como tal, así como todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
4.5 Dato Privado: Es aquel dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información.
4.6 Dato Semiprivado: Es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
4.7 Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
4.8 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
4.9 Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
4.10 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
4.11 Transferencia de datos: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4.12 Transmisión de Datos: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
4.13 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4.14 Imagenes” o “fotos”: significa mi imagen personal e individual incluyendo el rostro y/o rasgos fisionómicos y/o cualquier parte identificable del cuerpo ya sea estática y/o en movimiento que sea tomada para documentar los efectos y el progreso del tratamiento estético al que me haya sometido.
ITAC COLOMBIA SAS se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios:
5.1 Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento al que se refiere la Ley 1581 de 2012 es una actividad reglada, que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
5.2 Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al titular.
5.3 Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización previa o en ausencia de mandato legal o judicial.
5.4 Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible. En ITAC COLOMBIA SAS está prohibido el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5.5 Principio de transparencia: ITAC COLOMBIA SAS garantiza el derecho del titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan.
5.6 Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento está sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Con excepción de la información pública, ITAC COLOMBIA SAS no pondrá a disposición los datos personales en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo si el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
5.7 Principio de seguridad: ITAC COLOMBIA SAS manejará la información sujeta a tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012 con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5.8 Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
ITAC COLOMBIA SAS solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado al tratamiento al cual serán sujetos sus datos personales.
El consentimiento del titular podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.
En virtud de su naturaleza y objeto social, ITAC COLOMBIA SAS recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.
La autorización que le otorgan a ITAC COLOMBIA SAS los titulares de la información permite entre otras cosas, la realización de las siguientes finalidades: Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios, Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios, contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual, Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio, Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes, evaluar la calidad de los servicios, realizar estudios de mercado, gestion de ordenes de compra, instalacion configuracion y mantenimiento de los servicios, mantenimiento y atención de fallas, gestión de cartera, prevencion y detección de fraude.
ITAC COLOMBIA SAS conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.
Así mismo, en ITAC COLOMBIA SAS cuando se trate de información que se relacione con los siguientes tipos de datos, se tendrán las siguientes consideraciones especiales:
6.1 DATOS SENSIBLES
Para el tratamiento de datos sensibles, ITAC COLOMBIA SAS informará al titular de los datos lo siguiente:
6.1.1 Para el tratamiento de este tipo de información el titular no está obligado a dar su autorización o consentimiento.
6.1.2 Se informará de forma explícita y previa qué tipo de datos sensibles serán solicitados.
6.1.3 Se comunicará el tratamiento y la finalidad que se le dará a los datos sensibles.
6.1.4 La autorización de los datos sensibles será previa, expresa y clara.
7.1 Tratamiento de datos personales de empleados (activos o inactivos):
Se realiza para cumplir con:
7.1.1 Las obligaciones laborales a cargo de ITAC COLOMBIA SAS, tales como: pagos de nómina, pagos y reportes al sistema de seguridad social integral; pago de parafiscales;
7.1.2 Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado;
7.1.3 Las obligaciones contractuales contraídas con los clientes, proveedores, contratistas con ocasión de la ejecución de proyectos o contratos;
7.1.4 Las condiciones o exigencias de los concursos públicos y privados, licitaciones públicas y privadas, manifestaciones de interés públicas o privadas, precalificaciones públicas o privadas, presentación de propuestas, y en general, a la inscripción o participación en cualquier proceso de selección de contratación público o privado.
7.2 Tratamiento de datos personales de Contratistas, Subcontratistas y Proveedores:
Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de ITAC COLOMBIA SAS, tales como:
7.2.1 pago de honorarios, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley, por obligaciones contractuales en proyectos o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
7.3 Tratamiento de datos personales de empleados de Contratistas, Subcontratistas y Proveedores:
Se realizará para permitir que ITAC COLOMBIA SAS cumpla con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como:
7.3.1 asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas, atención de eventuales emergencias, atención respuesta de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
7.4 Tratamiento de datos personales de Clientes:
El Tratamiento de datos personales de Clientes, tiene el propósito de que ITAC COLOMBIA SAS pueda:
7.4.1 cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que, por ley, por contratos o por políticas internas tiene la obligación de realizar,
7.4.2 sistema de calidad,
7.4.3 atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios.
7.5 Tratamiento de datos personales de los participantes de los procesos de selección de personal:
Tiene el propósito de que ITAC COLOMBIA SAS:
7.5.1 pueda cumplir con el proceso de selección de personal de ITAC COLOMBIA SAS y de ser procedente,
con el proceso de vinculación.
Los titulares de la información que es objeto de tratamiento por ITAC COLOMBIA SAS podrán:
8.1 Conocer, actualizar, rectificar, o suprimir sus datos personales y ser informados del tratamiento que ITAC COLOMBIA SAS realiza sobre sus datos personales.
8.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, excepto cuando la ley expresamente no requiera la autorización para el tratamiento de los datos personales.
8.3 Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales, en caso de requerirlo.
8.4 Solicitar la portabilidad de sus datos personales cuando la misma sea procedente. 8.5 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejar por infracciones a lo dispuesto en la regulación vigente en materia de Protección de Datos Personales.
8.6 Revocar la autorización y/o supresión de un dato personal en el caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio determine que ITAC COLOMBIA SAS presenta una conducta contraria a la regulación vigente. La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando los titulares tengan el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de ITAC COLOMBIA SAS.
8.7 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. En concordancia con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los derechos anteriormente mencionados podrá ejercerse por las siguientes personas:
A. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
B. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
C. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
D. Por estipulación a favor de otro o para otro.
ITAC COLOMBIA SAS como responsable de los datos personales almacenados en sus bases de datos, se
compromete a:
9.1 Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
9.2 Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta.
9.3 Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.
9.4 Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
9.5 Garantizar que la información suministrada a terceros o encargados del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
9.6 Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada.
9.7 Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.
9.8 Velar por que los terceros y/o encargados del tratamiento de la información personal de la cual es responsable ITAC COLOMBIA SAS, cuenten con medidas y políticas efectivas para garantizar el adecuado tratamiento de dicha información. Asimismo, les exigirá el compromiso de acogerse y dar aplicación a lo previsto en la presente Política de Tratamiento Datos Personales y demás lineamientos establecidos por ITAC COLOMBIA SAS o certificar que sus políticas internas recogen cuando menos las disposiciones aquí previstas. En caso de no ser posible la emisión de la certificación, ITAC COLOMBIA SASdeberá corroborar que las políticas internas de los terceros y/o encargados recogen criterios de seguridad y/o privacidad equivalentes o superiores a los aquí previstos. En este sentido, los terceros y/o encargados deberán adoptar las medidas y condiciones de seguridad y privacidad para los datos personales, que sean compartidos con estos, cuando menos al mismo nivel de protección adoptado por ITAC COLOMBIA SAS.
9.9 Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley.
9.10 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
10.1 Consultas
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona que pueda tener un interés legítimo, podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de ITAC COLOMBIA SAS.
De acuerdo con lo anterior, ITAC COLOMBIA SAS garantizará el derecho de consulta, dándole a conocer la información personal vinculada al titular.
Las consultas que versen sobre temas de acceso a la información, constancias de la autorización otorgada por el titular, usos y finalidades de la información personal, o cualquier otra consulta relacionada con la información personal entregada por parte del titular, deberán presentarse por medio de los canales habilitados por ITAC COLOMBIA SAS.
10.2 Reclamos
10.2.1 Corrección, actualización y supresión. Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, que considere que la información contenida en alguna de las bases de datos de ITAC COLOMBIA SAS deba ser objeto de corrección, actualización o supresión o que adviertan un posible incumplimiento de los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, podrán presentar un reclamo siguiendo los requisitos del artículo 15 de la misma ley.
10.2.2 Quejas
Los titulares, sus causahabientes o cualquier otra persona con un interés legítimo, podrán presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero sólo una vez hayan agotado el trámite de consulta o reclamo ante ITAC COLOMBIA SAS como responsable y/o cualquier encargado, de conformidad con lo previsto en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
10.3 Requisitos para presentar una consulta o reclamo
10.3.1 Identificación del titular o de quien está presentando la reclamación, señalando su nombre y número de identificación.
10.3.2 Describir la consulta o el motivo del reclamo de forma clara y expresa, donde se establezcan los hechos que originaron el mismo, presentando los documentos que pretenda hacer valer.
10.3.3 Acreditar el interés legítimo con el que actúa quien presenta la consulta o el reclamo y adjuntar, en caso de ser necesarios, los soportes correspondientes.
10.3.4 Señalar el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la consulta o reclamo.
En todo caso, si la solicitud está incompleta se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, ITAC COLOMBIA SAS entenderá que ha desistido del reclamo.
La consulta o reclamo será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.
ITAC COLOMBIA SAS tiene habilitado para los titulares de los datos personales los siguientes canales de atención para el ejercicio de sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir, su información personal.
11.1 Canal físico: Para realizar una consulta, queja o reclamo acerca del manejo de datos personales los titulares de la información pueden acercarse a la sede de ITAC COLOMBIA SAS, ubicada en la Calle 26 (Av. Dorado) No. 96J-66 Oficina 215 Edificio Optimus y presentar su solicitud consulta, queja o reclamo.
11.2 Canal electrónico: Para realizar una consulta, queja o reclamo acerca del manejo de datos personales los titulares de la información pueden enviar un correo electrónico a la dirección juridica@somos.net.co
11.3 Canal telefónico: Para realizar una consulta, queja o reclamo acerca del manejo de datos personales los titulares de la información pueden comunicarse a la línea 312 231 7931 o en la línea 01 800 518 9252
11.4 Whatsapp: 312 231 7931
ITAC COLOMBIA SAS podrá entregar los Datos Personales a terceros no vinculados a ITAC COLOMBIA SAS cuando tenga la
autorización del titular de la información y:
a) Se trate de contratistas en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de ITAC COLOMBIA SAS;
b) Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información.
En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre ITAC COLOMBIA SAS y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:
1. Dar Tratamiento, a nombre de ITAC COLOMBIA SAS a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
2. Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
3. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.
Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web https://somos.net.co/ , o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales empieza a regir a partir de la fecha de su publicación.
